Evita las sanciones por el incumplimiento del registro de jornada
Con la entrada en vigor, el pasado 12 de mayo de 2019, del Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo, todas las empresas tienen la obligación de controlar el registro horario de todos sus trabajadores, es decir, “tienen que registrar el horario de entrada y salida de sus empleados”, explica José Mª Barrero, abogado laboralista, en nuestro blog.
La obligación del registro horario ha llevado a las empresas que no tenían instaurado un sistema de fichajes a pensar y establecer el que mejor se adaptase a sus necesidades. Uno de estos métodos pasa por emplear el registro en papel, quizá la solución más fácil de implantar y económica a corto plazo, pero no la más fiable ni eficiente a largo plazo.
Qué exige la normativa
El Real Decreto Ley exige que se registre el horario de entrada y de salida de cada trabajador, tanto en jornadas normales como flexibles, en ese caso “es más complicado ese registro, y conviene ayudarse de aplicaciones o métodos que lo faciliten”, comenta Barrero.
Además, la empresa debe garantizar que esos registros no han sido manipulados y que no hay errores en ellos. Esta premisa no siempre se ve garantizada en el caso del registro manual en papel. Si el fichaje o firma de los empleados se hace a mano pueden ocurrir errores fácilmente, así como producirse irregularidades.
Por otro lado, “la empresa deberá conservar estos registros de jornada (como mínimo los comienzos y finales de cada jornada) durante cuatro años al menos, permaneciendo a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la ITSS. No obstante, nuestro consejo es que se guarde todo el tiempo posible”, explica Barrero.
Si se produce una inspección, los datos deben estar disponibles de manera inmediata desde cualquier lugar. En el caso de que el registro se haga en papel, implica acumular cantidades ingentes de archivos en papel durante mínimo cuatro años, con el riesgo que conlleva que algún documento se pierda. Por otro lado, si la empresa opta por informatizarlos, deberá escanear manualmente cada registro original.
Método más fiable
Por lo tanto, es conveniente apostar por un método o sistema de registro digital, como GSE Tiempo, que garantice que se está cumpliendo con lo establecido en el Real Decreto Ley y evitar así posibles sanciones graves, que van desde los 626€ a los 6.250€.
Ventajas de la digitalización:
- Solución fiable y de fácil manejo, que garantiza que los registros no han sido manipulados y que no hay errores manuales.
- Los cálculos se realizan de forma automática, evita que la persona que gestiona el registro horario desde recursos humanos tenga que introducirlos manualmente.
- Garantiza la accesibilidad inmediata a los archivos desde cualquier dispositivo y lugar.
- Evita el almacenamiento de cantidades ingentes de papel.
Ventajas de GSE Tiempo:
- GSE Tiempo es una solución fiable y sencilla, que garantiza el cumplimiento de la normativa, evitando la manipulación de los registros y los errores manuales.
- El registro digitalizado a través de GSE Tiempo permite gestionar y controlar los horarios, la presencia, las jornadas o los turnos a través de distintos sistemas (huella, app, aplicación Windows o sistema url), así como desde cualquier lugar gracias a la geolocalización a tiempo real integrada en la aplicación.
- App integrada con geolocalización e informe de registros para el trabajador.
- Integrada con el resto de aplicaciones de GSE.
- Existe un usuario administrador, como exige la normativa, que puede crear y editar registros.
- Adaptación mediante eventos de todas las situaciones que deban quedar registradas por parte de los trabajadores.
- Permite la creación de horarios generales que luego se pueden definir en cada trabajador según su casuística.
- Carga de datos mediante Excel (trabajadores, incidencias, festivos).
- Generación de diferentes informes.
- Control de horas extraordinarias y complementarias.
- Información sobre la IP, app, lector, así como el nombre del equipo utilizado.
Desde GSE recomendamos apostar por métodos digitales alternativos al papel, que garanticen cumplir con la normativa y que faciliten el registro a la empresa y a los trabajadores.
