La cantidad de información que generan las empresas es cada vez más elevada, y los sistemas de almacenamiento tradicionales no están totalmente capacitados para asumir esta carga, menos aún en el contexto de digitalización continua en el que nos encontramos.
Consecuentemente, la elección actual de las compañías suele tender hacia un sistema de gestión documental, que les permita organizar su información de forma segura y eficaz, y evitando que la productividad empresarial se vea afectada negativamente.
¿Qué es la gestión documental?
El objetivo de la gestión documental coincide con su definición: el almacenamiento y la administración de la información de una organización a través de los sistemas de gestión documental en empresas (Document Management Systems o DMS en inglés), los cuales centralizan todos estos documentos para que los equipos de una compañía puedan acceder a ellos sin ningún problema.
En la gestión de la documentación está implícita tanto la extracción de información valiosa como la depuración de los documentos prescindibles y de poca utilidad. Estos procesos de cribado y su posterior control son los que el DMS (un software de gestión documental) lleva a cabo, a través del flujo del sistema de gestión documental.
¿Por qué es importante la gestión documental?
La razón principal que justifica la importancia de la gestión documental en una empresa es que el control de la información de una compañía es esencial para su éxito, y no existe manera de ejercer dicho control mejor que el uso de un DMS.
Asimismo, la creciente digitalización de documentos evidencia que para que el flujo de trabajo se vea acelerado es clave disponer de un software gestión documental que agilice la organización empresarial.
Por otro lado, la gestión documental y organización de archivos optimiza la búsqueda de documentos, evitando así que la compañía dedique demasiado tiempo en recuperar información, y garantizando la seguridad de los documentos empresariales.
Ventajas de la gestión documental y de utilizar un programa
La asistencia documental y de gestión en despachos y empresas de todo tipo mediante un software es cada vez más habitual, debido a la larga lista de beneficios que conlleva:
- Reducción de costes. Evita que se le dedique demasiado tiempo a la organización de archivos, aumentando así la productividad de la empresa en otras áreas de mayor valor.
- Rápido acceso a los documentos. Un documento electrónico, una firma electrónica, etc. Con la digitalización documental cada vez más extendida, este tipo de software permite una recuperación del documento que se necesite en ese momento rápida y eficaz.
- Seguridad. El software de gestión documental no funciona solamente como administrador o escáner de documentos, sino que también asegura su confidencialidad y ejerce de barrera, restringiendo el acceso a quienes la empresa considere.
- Centralización del almacenamiento de documentos. Una de las grandes ventajas de un gestor documental es que permite a una compañía unificar los procesos. Además, al tratarse de una herramienta digital, será posible acceder a los documentos en remoto.
- Reducción de erratas. La revisión exhaustiva de un programa para la gestión de documentos en las empresas tiene como consecuencia que un elevado número de errores en los documentos sean evitados. Por ejemplo, si el sistema está diseñado para detectar la duplicidad de documentos, se evitarán confusiones.
Procesos de la gestión documental
Un programa de gestión documental sigue una serie de procesos, intrínsecamente relacionados con los beneficios que supone su implementación.
- Almacenamiento. Dónde guardaremos nuestros documentos, cuánto pagaremos para ello (dependiendo de si se trata de un sistema open source o no), etc.
- Recuperación. Cuánto tardaremos en encontrar los documentos.
- Clasificación. Cómo estarán organizados los documentos, acorde a qué sistema se establecerá esta clasificación (el cual no puede dejar de lado las necesidades de la empresa), etc.
- Seguridad. Cómo se evita la pérdida o violación de la información almacenada y cómo se gestiona el acceso exclusivo a los documentos.
- Custodia. Qué documentos se guardan y durante cuánto tiempo. Eliminar documentos es también un proceso importante.
- Distribución. Cómo se distribuyen estos documentos en el menor tiempo posible.
- Workflow. La regulación del flujo de los documentos.
- Creación. Cuánta gente interviene en la creación de un documento, así como la gestión de las tareas que se lleven a cabo.
- Autenticación. Qué requisitos y estándares de autenticación hay que cumplir para la validación legal del gobierno.
La gestión documental física
Hace referencia a la gestión de documentos que no han sido digitalizados y, por lo tanto, no está caracterizada por la rapidez y eficiencia de recuperación de la gestión documental de documentos online.
Por ejemplo, si un empleado necesitara un archivo físico, deberá desplazarse hasta el archivo de la empresa, localizar dónde exactamente está el documento, recuperarlo, y llevar a cabo la actividad requerida, para después repetir el proceso inicial, pero a la inversa (devolviendo el documento). Su productividad se verá, así pues, afectada.
La gestión documental en la nube
El panorama empresarial se ha visto increíblemente beneficiado gracias a los programas de gestión documental en la nube (cloud). A pesar de tener un coste más elevado, permite el acceso en remoto a cualquier documento que sea necesario, algo importante dado el contexto actual de teletrabajo.
Sin embargo, es cierto que la seguridad de los documentos depende de las garantías que ofrezca cada software. Por este motivo, muchas compañías optan por nubes privadas o híbridas, que no requieran desplazamientos como los de la gestión documental física pero que les proporcionen la seguridad necesaria.
Conclusiones
Finalmente, cabe destacar que actualmente existe una gran oferta de softwares de gestión documental open source (es decir, un gestor documental gratuito), cuya versión más básica o de prueba no tiene costes.
Sin embargo, un gestor documental open source no aportará a una empresa todas las ventajas de la gestión documental, así que puede que los resultados no sean los que se espera.
En conclusión, debemos elegir el sistema adecuado para la gestión de los documentos de nuestra empresa, ya que una buena organización documental puede proporcionarnos grandes beneficios.
